Terms & Privacy Policy
English version
1) Entity details and definitions
Website / Brand: Cracow Memories (www.cracowmemories.com)
Service Provider / Data Controller: Barbara Medoń, sole proprietor operating under the business name BM Creative Barbara Medoń, NIP (Tax ID): 6282030297, registered in Poland.
Contact: office@cracowmemories.com, +48 730 721 682
Important: Cracow Memories is the Website/brand name. The Service Provider and GDPR Data Controller is Barbara Medoń operating as BM Creative Barbara Medoń (NIP: 6282030297).
2) Terms of Electronic Services
2.1. Scope of electronic services
The Service Provider enables the Customer to:
- browse the Website and its offers,
- contact the Service Provider (contact form / e-mail),
- submit an enquiry or booking request,
- receive booking-related information (availability, price, programme),
- file a complaint by e-mail.
2.2. Technical requirements
Internet access and an up-to-date web browser are required.
2.3. Rules of use
The Customer shall use the Website lawfully and shall not provide unlawful content.
2.4. Booking and contract conclusion
- Sending an enquiry/booking request does not necessarily mean a contract has been concluded.
- A contract may be concluded once the key terms are confirmed (e.g., date, price, programme) via e-mail and — if required — after payment or a deposit within the agreed deadline.
- If a payment deadline is indicated (e.g., 24 hours), missing it may result in cancelling the preliminary booking.
2.5. Changes and cancellation
If organisational changes are necessary (e.g., time, route, guide), the Service Provider will inform the Customer as soon as reasonably possible. If a material change is not accepted, an alternative solution will be agreed (e.g., rescheduling or refund), depending on the specific offer terms.
2.6. Complaints
Complaints may be submitted to office@cracowmemories.com and should include: name, contact details, date of service, description of the issue and requested resolution. Complaints are handled without undue delay, no later than within 14 days after receiving a complete complaint.
2.7. Intellectual property
Website content (texts, images, graphics, logo) is protected by copyright and may not be used without permission, unless allowed by law.
2.8. Final provisions
Polish law applies. The current version of this document is available on the Website.
Last updated: 01.01.2026
3) Privacy Policy (GDPR)
3.1. Who is the Data Controller?
The Data Controller is Barbara Medoń, operating as BM Creative Barbara Medoń, NIP (Tax ID): 6282030297, registered in Poland. The Website operates under the Cracow Memories brand.
Contact: office@cracowmemories.com, +48 730 721 682
3.2. What data do we process?
Depending on the situation: name, e-mail, phone number, billing details (if applicable), message content, and technical data (IP address, cookies IDs, logs) necessary for operating the Website.
3.3. Purposes and legal bases
- Communication and enquiries — GDPR Art. 6(1)(f) (legitimate interest) or Art. 6(1)(b) (steps to enter a contract).
- Bookings and contract performance — Art. 6(1)(b).
- Legal obligations (accounting/tax) — Art. 6(1)(c).
- Claims handling/defence — Art. 6(1)(f).
- Analytics cookies — Art. 6(1)(a) (consent), where applicable.
3.4. Recipients
IT/hosting and e-mail providers, payment/accounting providers (if applicable), necessary subcontractors (e.g., guide/driver), public authorities when required, analytics providers (e.g., Google) if you consent to analytics cookies.
3.5. International transfers
If analytics tools such as Google are used, data may be processed outside the EEA in accordance with GDPR safeguards (e.g., SCCs), depending on your cookie choices.
3.6. Retention
Enquiries: up to 12 months; contract data: during performance and limitation periods; accounting documents: statutory periods; cookies: per cookie settings.
3.7. Your rights
Access, rectification, erasure, restriction, portability (where applicable), objection (legitimate interest), withdrawal of consent (where applicable), and a right to lodge a complaint with the Polish DPA (UODO).
3.8. Is providing data required?
Voluntary, but may be necessary to contact us or to conclude/perform a contract.
3.9. Automated decisions
No solely automated decision-making. Standard cookies-based analytics may apply if you consent.
4) Cookies Policy
We use necessary cookies for Website operation. Analytics cookies (e.g., Google Analytics) are used only if you consent via the cookie banner. You can withdraw/change consent and manage cookies via Website tools (if available) and your browser settings. Blocking necessary cookies may affect Website functionality.
Last updated: 01.01.2026
Wersja polska
1) Informacje o podmiocie i definicje
Serwis / Marka: Cracow Memories (www.cracowmemories.com)
Usługodawca / Administrator danych: Barbara Medoń, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą BM Creative Barbara Medoń, NIP: 6282030297.
Kontakt: office@cracowmemories.com, tel. +48 730 721 682
W dalszej części dokumentu:
- „Serwis” oznacza stronę www.cracowmemories.com,
- „Klient” oznacza osobę korzystającą z Serwisu (w tym kontaktującą się przez formularz lub e-mail),
- „Usługi turystyczne” oznaczają wycieczki/zwiedzanie/oferty prezentowane w Serwisie.
Ważne: Cracow Memories jest nazwą marki/serwisu. Administratorem danych i usługodawcą jest Barbara Medoń prowadząca działalność jako BM Creative Barbara Medoń (NIP: 6282030297).
2) Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną
2.1. Zakres usług elektronicznych
Usługodawca umożliwia Klientowi korzystanie z Serwisu, w tym:
- przeglądanie treści i ofert,
- kontakt z Usługodawcą (np. formularz kontaktowy / e-mail),
- przesłanie zapytania lub zgłoszenia rezerwacji,
- otrzymywanie informacji zwrotnej dotyczącej dostępności, ceny, programu oraz zasad realizacji usług,
- złożenie reklamacji (e-mail).
2.2. Wymagania techniczne
Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa oraz aktywne konto e-mail (do kontaktu).
2.3. Zasady korzystania z Serwisu
Klient zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami oraz postanowieniami Regulaminu. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych.
2.4. Zawarcie umowy / rezerwacje
- Samo wysłanie zapytania lub formularza nie zawsze oznacza zawarcie umowy – jest to w szczególności prośba o kontakt i potwierdzenie dostępności.
- Do zawarcia umowy może dojść w szczególności poprzez potwierdzenie warunków (np. terminu, ceny, programu) w korespondencji e-mail oraz – jeżeli jest wymagane – dokonanie płatności lub zaliczki w uzgodnionym terminie.
- Usługodawca może wskazać termin płatności (np. 24h) – jego przekroczenie może skutkować anulowaniem wstępnej rezerwacji.
2.5. Zmiany i anulowanie
Jeżeli z przyczyn organizacyjnych konieczna jest zmiana (np. godziny, trasy, przewodnika), Usługodawca poinformuje Klienta możliwie najwcześniej. Jeżeli zmiana jest istotna i Klient jej nie akceptuje, strony ustalą rozwiązanie (np. inny termin lub zwrot wpłaty) – zgodnie z ustaleniami i zasadami dla danej oferty.
2.6. Reklamacje (dot. usług)
- Reklamacje można zgłaszać na: office@cracowmemories.com.
- W reklamacji prosimy podać: imię i nazwisko, dane kontaktowe, datę usługi, opis zastrzeżeń i oczekiwanie co do sposobu rozwiązania.
- Reklamacje rozpatrywane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia (jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje – Usługodawca poprosi o uzupełnienie).
2.7. Prawa autorskie
Treści w Serwisie (teksty, zdjęcia, grafiki, logo) są chronione prawem autorskim. Ich kopiowanie lub wykorzystywanie wymaga zgody uprawnionego, chyba że prawo stanowi inaczej.
2.8. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w tym przepisy dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną oraz ochrony konsumentów (jeśli mają zastosowanie).
- Aktualna wersja dokumentu jest dostępna w Serwisie.
3) Polityka prywatności (RODO)
3.1. Kto jest administratorem danych?
Administratorem Twoich danych jest Barbara Medoń, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą BM Creative Barbara Medoń, NIP: 6282030297 (dalej: „Administrator”). Serwis działa pod marką Cracow Memories.
Kontakt: office@cracowmemories.com, tel. +48 730 721 682
3.2. Jakie dane przetwarzamy?
W zależności od sytuacji możemy przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, e-mail, telefon),
- dane do rozliczeń (np. dane do faktury),
- informacje przekazane w wiadomości / formularzu,
- dane techniczne (np. adres IP, identyfikatory cookies, logi) – w zakresie działania Serwisu.
3.3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Kontakt i obsługa zapytań – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: komunikacja i obsługa klienta) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy).
- Realizacja rezerwacji i wykonanie umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Rozliczenia i obowiązki prawne – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Analityka i statystyka (cookies analityczne) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeżeli wyrazisz zgodę w banerze cookies.
3.4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
- dostawcom hostingu i usług IT oraz poczty e-mail,
- podmiotom wspierającym obsługę płatności i księgowość (jeśli dotyczy),
- podwykonawcom niezbędnym do realizacji usługi (np. przewodnik/kierowca) – tylko w niezbędnym zakresie,
- organom publicznym, jeśli obowiązek wynika z prawa,
- dostawcom narzędzi analitycznych (np. Google) – jeżeli wyrazisz zgodę na cookies analityczne.
3.5. Przekazywanie danych poza EOG
Jeżeli korzystamy z dostawców takich jak Google, dane mogą być przetwarzane także poza EOG – wyłącznie na zasadach przewidzianych przez RODO i zależnie od ustawień cookies/zgód.
3.6. Okres przechowywania danych
- korespondencja i zapytania: do 12 miesięcy lub krócej, jeśli sprawa zostanie zakończona wcześniej,
- dane umowne: przez czas realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń,
- dokumenty księgowe: przez okres wymagany przepisami prawa,
- dane cookies: zgodnie z ustawieniami przeglądarki i wyborem zgód w banerze cookies.
3.7. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (gdy podstawa to umowa), sprzeciwu (gdy podstawa to uzasadniony interes), wycofania zgody (gdy podstawa to zgoda) oraz złożenia skargi do Prezesa UODO.
3.8. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do kontaktu lub zawarcia/realizacji umowy (np. rezerwacji).
3.9. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje
Nie podejmujemy decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany ani nie profilujemy w rozumieniu RODO (poza standardową analityką cookies – jeśli wyrazisz zgodę).
4) Polityka cookies
4.1. Czym są cookies?
Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu, które pomagają prawidłowo działać Serwisowi i/lub umożliwiają analitykę.
4.2. Jakich cookies używamy?
- Niezbędne (techniczne) – zapewniają podstawowe działanie Serwisu (nie wymagają zgody).
- Analityczne / statystyczne (np. Google Analytics) – pomagają mierzyć ruch i ulepszać Serwis (wymagają zgody).
- Marketingowe – jeśli będą stosowane, będą uruchamiane wyłącznie po Twojej zgodzie i będą opisane w banerze cookies.
4.3. Zgoda i zarządzanie cookies
Przy pierwszej wizycie możesz wyrazić zgodę lub odmówić cookies analitycznych/marketingowych w banerze cookies. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić poprzez ustawienia cookies w Serwisie (jeśli jest dostępny przycisk) oraz przez ustawienia przeglądarki.
4.4. Google Analytics
Jeżeli zaakceptujesz cookies analityczne, Serwis może korzystać z Google Analytics. Szczegóły dotyczące prywatności i zasad przetwarzania danych przez Google znajdują się w politykach Google.
4.5. Jak wyłączyć cookies w przeglądarce?
Możesz zablokować lub usunąć cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Pamiętaj, że zablokowanie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie Serwisu.
Data ostatniej aktualizacji: 01.01.2026